Privacybeleid
ALIEN MOBILITY PRIVACY STATEMENT
ALIEN MOBILITY attaches great importance to the protection of your personal data and to the protection of your privacy.
In this privacy statement we want to provide clear and transparent information about what data we collect and how we handle personal data. We do everything we can to guarantee your privacy and therefore handle personal data with care. ALIEN MOBILITY complies in all cases with applicable laws and regulations, including the General Data Protection Regulation.
This means that we at least:
• process your personal data in accordance with the purpose for which it was provided, these goals and type of personal data are described in this privacy statement;
• processing of your personal data is limited to only those data that are minimally necessary for the purposes for which they are processed;
• ask for your explicit consent if we need it for the processing of your personal data;
• have taken appropriate technical and organizational measures to ensure the security of your personal data;
• do not pass on personal data to other parties, unless this is necessary for the purposes for which they were provided;
• are aware of your rights regarding your personal data, want to point this out to you and respect them.
If, after reading our privacy statement, you have questions about this or wish to contact us, you can do so via the contact details below:
ALIEN MOBILITY
Frank Ulrich
Atealaan 3
2270 Herenthout [BE]
KBO 0550.888.437
Why do we process personal data
Your personal data is processed by ALIEN MOBILITY as controller for the following purposes:
Managing the EV smartbox: a tool aimed at efficiently managing the energy consumption of the end customer as a service.
Based on contractual agreements, the personal data of the customer, user of an electric vehicle, is processed in such a way that the energy consumption of this customer is optimized. The data is only stored, processed and optimized by ALIEN MOBILITY using AI. The data is shielded from all third parties and is anonymized before being shared with contractual partners.
The purpose of the processing is also to relieve drivers of electric cars as much as possible during their charging process. In consultation with the employer and the fleet manager, the energy consumption that is borne by the employer is measured and shared. Based on the personal data that the consumer shares, after contractual agreements and with explicit permission, the entire energy household of the consumer is optimized with ALIEN MOBILITY and, if desired and subject to explicit permission, a third party can also use the charging infrastructure, whereby the measurement data of the energy consumption sent to the energy manager of the third party.
The collection of personal data of visitors to the website with a view to optimizing the service and for marketing purposes
The behavior of casual visitors to the website is analyzed using cookies, including Hotjar, google analytics, facebook pixels. The explicit consent of the visitor is obtained via the cookie bot.
The behavior of customers and users and their accounts is analyzed when using the website. This processing is done on the basis of contractual agreements, at least explicit consent to the terms of use. For more details, ALIEN MOBILITY refers to the cookie policy.
Direct communication with customers, users and prospects, business partners
Customers, users and visitors to the website can contact ALIEN MOBILITY directly via a button 'Contact us'. They make themselves known by providing their first name, last name and e-mail address. Before forwarding this data, these persons authorize ALIEN MOBILITY to store and use their personal data for the legitimate interest of ALIEN MOBILITY to correspond with them. The people who communicate their contact details to ALIEN MOBILITY in this way will also be able to explicitly consent to receive newsletters in the future.
ALIEN MOBILITY may also communicate directly with Customers, users and visitors and business contacts via email via email. The emails are stored on servers in the EU owned by ALIEN MOBILITY and at NRGO New Age Digital srl, with servers in the EU.
When receiving and answering an e-mail from ALIEN MOBILITY, these contacts are informed that by communicating personal data via e-mail, this data will be stored by ALIEN MOBILITY and that ALIEN MOBILITY will also send them newsletters and information in the context of its legitimate interest. send other commercial messages.
E-commerce
Customers, users and visitors to the website receive newsletters from ALIEN MOBILITY on the basis of contractual agreements and/or explicit consent. They always have the option to unsubscribe.
In the context of this processing, the personal data is analyzed by the partners of ALIEN MOBILITY. This is done with a view to improving the service and with the aim of improving the marketing results of ALIEN MOBILITY.
Online store
Natural persons, whether or not contact persons of companies, can purchase hardware via the webshop and show their interest in the hardware associated with the EV smartbox. Before being able to demonstrate products and/or request a quote, natural persons must register on the web shop and leave personal data. With this registration, the explicit permission of these persons is requested to process this personal data in accordance with the privacy policy.
Concluding contracts with electric car users, companies-employer, fleet managers
Depending on the object of the contract, agreements are made with the user of the electric car, his employer and the employer's fleet manager regarding the sharing and processing of personal data. Within the framework agreement, separate contracts are concluded with the user, the employer, the fleet manager, the network manager and the electricity manager. Data is exchanged with these different actors. In which we alternately act as controller of the processing or processor of the data. ALIEN MOBILITY needs personal data in order to optimize the energy consumption of the private individual, user of the electric car. These are only shared between this individual and ALIEN MOBILITY, with explicit permission, and they are kept safe and minimal. When communicating to third parties, the data will be anonymised. The contact details of the natural persons who work for the employer and fleet manager are processed in order to be able to perform the contract, which is a legitimate interest and also implies consent from these persons.
Billing
ALIEN MOBILITY is required by law to retain the billing information of customers, suppliers and subcontractors.
For the above purposes, we may process the following data:
• Name, address, place of residence, customer
• EAN code
• Name, e-mail and mobile phone contact person employer/fleet manager,
• Vehicle license plate, VIN (car identification number)
• Name, e-mail and telephone number of contact person for energy supplier
• Name, e-mail (contact details) and telephone number of energy supplier contract holder
• meter readings of the customer's electricity meter
• GPS location data,
• online calendar data,
• credits in the online wallet linked to the app,
• credits in in-app or online game ('gamification'),
• in-app user history regarding EV charging data and energy consumption at home (home energy management),
• payment data history,
• bank card details,
• bank account number,
• IoT equipment that is registered at installation or afterwards, such as EV charging equipment, solar panels, heat pump, home battery system, other IoT equipment linked to Alien Mobility equipment
• linked contacts social media channels,
• contact details of persons stored in the smartphone,
• in-app shop activity and purchase/subscription history,
• Cookies: including Hotjar, google analytics, facebook pixels.
Provision to third parties
The data you provide to ALIEN MOBILITY may be provided by ALIEN MOBILITY to third parties if this is necessary for the purposes described above.
For example, ALIEN MOBILITY uses a third party for:
• Save data
• Billing and payment
• Follow up e-mail traffic
• Accountant, insurance
• Companies that process data for marketing purposes
• Employers of the electric vehicle user and also the fleet manager
• Network administrators and electricity manager
• Cloud providers
We naturally make the necessary arrangements with these parties (processors) to guarantee the security of your personal data.
Furthermore, we will not pass on the information you provide to third parties unless this is legally required and permitted, with or without explicit permission.
The servers on which the data collected by ALIEN MOBILITY is stored are located in the EU. ALIEN MOBILITY reserves the right to share personal data with business partners outside the EU. Processing agreements are concluded with these companies, which oblige them to handle the personal data shared with them in accordance with European legislation on the protection of personal data. Moreover, only the strictly necessary personal data is shared with these business partners.
Received data from third parties
Data is only requested from third parties such as social media channels, calendar managers, Microsoft, with the explicit consent of the data subjects. This information is necessary for the EV smartbox to work optimally.
These companies are themselves fully GDPR compliant.
Retention period
ALIEN MOBILITY does not store personal data longer than necessary for the purpose for which it was provided or as required by law. In view of the contractual liability of ALIEN MOBILITY, the contractual data that may be useful for this purpose are kept until the end of the contract. The other data will be deleted at the end of the contract.
The billing data is kept for 7 years after the end of the last financial year in which the last invoice to the customer was drawn up.
Data of prospects or individual contacts are kept for 2 years after the first contact, unless they are included in another processing process.
Security of the data
We have taken appropriate technical and organizational measures to protect your personal data against unlawful processing, for example, we have taken the following measures;
• All persons who can access your data on behalf of ALIEN MOBILITY are bound by confidentiality;
• We have a username and password policy on all our systems;
• Our systems are protected by a firewall;
• We make backup copies of the personal data in order to restore it in the event of physical or technical incidents;
• We regularly test and evaluate our measures;
• Our processors have been informed about the importance of protecting personal data.
Your rights regarding your data
You have the right to inspect and right to correct or delete the personal data that we have received from you. At the top of this privacy statement you will find how you can contact us.
To verify your identity, we ask you to enclose a copy of your identity card. We strongly advise you to make your passport photo invisible and to state that it is a copy.
You can also object to the processing of your personal data (or part of it) by us or by one of our processors.
You also have the right to have the data provided by you transferred by us to yourself or on your instructions directly to another party. We may ask you to identify yourself before we can comply with the aforementioned requests.
Complaints
If you have a complaint about the processing of your personal data, we ask you to contact us directly.
You always have the right to submit a complaint to the Data Protection Authority,
Drukpersstraat 35, 1000 Brussels
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
Change privacy statement
ALIEN MOBILITY may change its privacy statement. We will make an announcement of this change on our website.
PRIVACY VERKLARING VAN ALIEN MOBILITY[1]
ALIEN MOBILITY hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan de bescherming van uw privacy.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. ALIEN MOBILITY houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uwpersoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en dezerespecteren.
Als u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
ALIEN MOBILITY
Frank Ulrich
Atealaan 3
2270 Herenthout [BE]
KBO 0550.888.437
Waarom verwerken wij persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ALIEN MOBILITY als verantwoordelijke verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
Het beheren van de EV smartbox: een tool die gericht is op het efficiënt beheren van het energieverbruik van de eindklant als een service.
Op basis van contractuele afspraken worden de persoonsgegevens van de klant, gebruiker van een elektrisch voertuig verwerkt op een wijze dat het energieverbruik van deze klant wordt geoptimaliseerd. De data worden enkel door ALIEN MOBILITY bewaard, verwerkt en geoptimaliseerd met behulp van AI. De data worden afgeschermd voor alle derden en vooraleer ze met contractuele partners worden gedeeld worden ze geanonimiseerd.
Het doel van de verwerking is ook om bestuurders van elektrische wagens zoveel mogelijk te ontlasten tijdens hun laadproces. In samenspraak met de werkgever en de vlootbeheerder wordt het energieverbruik dat ten laste wordt genomen door de werkgever gemeten en gedeeld. Op basis van de persoonsgegevens die de consument deelt, na contractuele afspraken en met expliciete toestemming, met ALIEN MOBILITY wordt het gehele energiehuishouden van de consument geoptimaliseerd en indien gewenst en mits uitdrukkelijke toestemming kan ook een derde gebruikmaken van de laadinfrastructuur waarbij de meetgegevens van het energieverbruik aan de energiebeheerder van de derde worden gestuurd.
Het verzamelen van persoonsgegevens van bezoekers van de website met het oog op het optimaliseren van de dienstverlening en met marketing doeleinden
Het gedrag van toevallige bezoekers op de website wordt geanalyseerd aan de hand van cookies o.m. Hotjar, google analytics, facebookpixels. Via de cookiebot wordt de expliciete toestemming bekomen van de bezoeker.
Het gedrag van klanten en gebruikers en hun accounts wordt geanalyseerd bij het gebruik van de website. Deze verwerking gebeurt op basis van contractuele afspraken, minstens expliciete instemming met de gebruiksvoorwaarden. Voor meer details verwijst ALIEN MOBILITY naar het cookiebeleid.
Rechtstreekse communicatie met klanten, gebruikers en prospecten, zakelijke partners
Klanten, gebruikers en bezoekers van de website kunnen via een button ‘Contact us’ rechtstreeks contact opnemen met ALIEN MOBILITY. Zij maken zichzelf daarbij bekend door het doorgeven van hun voornaam, achternaam en e-mail adres. Vooraleer deze gegevens door te sturen geven deze personen de toestemming aan ALIEN MOBILITY om hun persoonsgegevens te bewaren en te gebruiken voor het gerechtvaardigd belang van ALIEN MOBILITY om met hen te corresponderen. De mensen die hun contactgegevens op deze manier meedelen aan ALIEN MOBILITY zullen ook expliciet de toestemming kunnen geven om in de toekomst nieuwsbrieven te ontvangen.
ALIEN MOBILITY kan ook rechtstreeks per e-mail met Klanten, gebruikers en bezoekers en zakelijke contacten communiceren via e-mail. De e-mails worden opgeslagen op servers in de EU in eigen beheer van ALIEN MOBILITY en bij NRGO New Age Digital srl, met servers in de EU.
Bij het ontvangen en beantwoorden van een e-mail van ALIEN MOBILITY worden deze contacten ervan verwittigd dat door het meedelen van persoonsgegevens via e-mail deze gegevens worden opgeslagen door ALIEN MOBILITY en dat ALIEN MOBILITY hen ook in het kader van haar gerechtvaardigd belang nieuwsbrieven en andere commerciële berichten kan sturen.
E-commerce
Klanten, gebruikers en bezoekers van de website ontvangen op basis van contractuele afspraken en /of expliciete toestemming nieuwsbrieven van ALIEN MOBILITY. Ze hebben steeds de mogelijkheid om zich hiervoor uit te schrijven.
In het kader van deze verwerking worden de persoonsgegevens door de partners van ALIEN MOBILITY geanalyseerd. Dit gebeurt met het oog op het verbeteren van de dienstverlening en met als doel de marketingresultaten van ALIEN MOBILITY te verbeteren.
Webshop
Via de webshop kunnen natuurlijke personen, al dan niet contactpersonen van bedrijven, hardware kopen en hun interesse tonen voor de hardware gepaard met de EV smartbox. Vooraleer producten te kunnen aantonen en/of een offerte te vragen, moeten de natuurlijke personen zich registreren op de webshop en persoonsgegevens achterlaten. Bij deze registratie wordt de expliciete toestemming gevraagd van deze personen om deze persoonsgegevens te verwerken overeenkomstig de privacy policy.
Contracten afsluiten met gebruikers elektrische wagens, bedrijven-werkgever, vlootbeheerders
Afhankelijk van het voorwerp van het contract worden met de gebruiker van de elektrische wagen, zijn werkgever en de vlootbeheerder van de werkgever, afspraken gemaakt met betrekking tot het delen en verwerken van persoonsgegevens. Binnen de kaderovereenkomst worden afzonderlijke contracten afgesloten met de gebruiker, de werkgever, de vlootbeheerder, de netwerkbeheerder en elektriciteitsbeheerder. Met deze verschillende actoren wordt gegevens uitgewisseld. Waarbij er afwisselend wordt opgetreden als verantwoordelijke van de verwerking of verwerker van de gegevens. Om tot een optimalisatie van het energiegebruik van de particulier, gebruiker van de elektrische wagen, te komen heeft ALIEN MOBILITY persoonsgegevens nodig. Deze worden enkel gedeeld tussen deze particulier en ALIEN MOBILITY, met expliciete toestemming en ze worden veilig en minimaal bewaard. Bij mededeling aan derden worden de gegevens geanonimiseerd. De contactgegevens van de natuurlijke personen die werken bij de werkgever en vlootbeheerder worden verwerkt om het contract te kunnen uitvoeren, hetgeen een gerechtvaardigd belang is en tevens een toestemming van deze personen impliceert.
Facturatie
ALIEN MOBILITY is wettelijk verplicht om de facturatiegegevens van klanten, leveranciers en onderaannemers te bewaren.
Voor de bovenstaande doelstellingen is het mogelijk dat wij volgende gegevens verwerken:
· Naam, adres, woonplaats, klant
· EAN-code
· Naam, e-mail en gsm-contactpersoon werkgever/vlootbeheerder,
· Kenteken auto, VIN (auto identificatie nummer)
· Naam, e-mail en telefoonnummer contactpersoon energieleverancier
· Naam, e-mail (contactgegevens) en telefoonnummer contracthouder energieleverancier
· meterstanden elektriciteitsmeter van klant
· GPS locatiegegevens,
· online agendagegevens,
· tegoeden in aan de app gelinkte online wallet,
· credits in in-app of online spel (‘gamification’),
· in-app gebruikershistorie wat betreft EV oplaadgegevens en energie verbruik in huis (home energy management),
· historie betalingsgegevens,
· bankkaart gegevens,
· bankrekeningnummer,
· IoT apparatuur die is aangemeld bij installatie of nadien, zoals bijv. EV laadapparatuur, zonnepanelen, warmtepomp, thuisbatterijsysteem, overige IoT apparatuur gekoppeld aan Alien Mobility apparatuur
· gelinkte contacten social media kanalen,
· contactgegevens van personen opgeslagen in de smartphone,
· in-app shopactiviteiten en historie van aankopen/abonnementen,
· Cookies: o.m. Hotjar, google analytics, facebookpixels.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ALIEN MOBILITY verstrekt, kunnen door ALIEN MOBILITY aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maakt ALIEN MOBILITY gebruik van een derde partij voor:
• Opslaan data
• Facturatie en betaling
• Opvolgen e-mailverkeer
• Accountant, verzekeringen
• Bedrijven die gegevens verwerken voor marketingdoeleinden
• Werkgevers van de gebruiker elektrische voertuig en ook de vlootbeheerder
• Netwerkbeheerders en elektriciteitsbeheerder
• Cloudproviders
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, al dan niet met expliciete toestemming.
De servers waarop de gegevens die ALIEN MOBILITY verzamelt worden bewaard, staan in de EU. ALIEN MOBILITY houdt zich het recht voor persoonsgegevens te delen met businesspartners buiten de EU. Met deze ondernemingen worden verwerkersovereenkomsten afgesloten waarin hen de verplichting wordt opgelegd om overeenkomstig de Europese wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens om te gaan met de persoonsgegevens die met hen worden gedeeld. Bovendien wordt met deze businesspartners enkel de strikt noodzakelijke persoonsgegevens gedeeld.
Ontvangen gegevens van derden
Enkel met de expliciete toestemming van de betrokkenen worden gegevens opgevraagd bij derden zoals social mediakanalen, agendabeheerders, microsoft. Deze informatie is noodzakelijk om de EV smartbox optimaal te laten werken.
Deze bedrijven zijn zelf volledig GDPR-compliant.
Bewaartermijn
ALIEN MOBILITY bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Gelet op de contractuele aansprakelijkheid van ALIEN MOBILITY worden de contractuele gegevens die hiertoe nuttig kunnen zijn 10 naar einde contract bewaard. De andere gegevens worden bij einde contract verwijderd.
De facturatiegegevens worden bijgehouden tot 7 jaar na het einde van het laatste boekjaar waarin de laatste factuur aan de klant werd opgemaakt.
Gegevens van prospecten of losse contacten worden 2 jaar bijgehouden na eerste contact, tenzij ze worden opgenomen in een ander verwerkingsproces.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
• Alle personen die namens ALIEN MOBILITY van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Onze systemen zijn beschermd door een firewall;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technischeincidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze verwerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen.
Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.
Tevens kunt u bezwaar formuleren tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit,
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be
Wijziging privacy statement
ALIEN MOBILITY kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.
[1] Alien Mobility is een geregistreerde handelsnaam van Zappass NV, geregistreerd onder nummer 0550.888.437 – RPR Antwerpen, afdeling Turnhout